مقدمه :
ثبت سفارش کالا یکی از مهم‌ترین مراحل برای واردات محصولات از خارج از کشور است. اگر شما هم قصد دارید کالای مورد نظر خود را از کشورهای دیگر، به ویژه چین، وارد کنید، حتماً با مفهوم ثبت سفارش آشنا شده‌اید. ثبت سفارش کالا به معنای درخواست رسمی برای واردات یک کالا به کشور است که باید از طریق سامانه‌های گمرکی و با رعایت قوانین و مقررات انجام شود. اما چگونه باید ثبت سفارش کالا را انجام داد؟ چه مدارکی برای ثبت سفارش نیاز است؟ و کدام پلتفرم‌ها می‌توانند در این فرآیند به شما کمک کنند؟
بازرگانی ایران و چین به عنوان یکی از معتبرترین شرکت های بازرگانی بین‌المللی، با ارائه خدمات جامع و تخصصی، فرآیند ثبت سفارش کالا را برای شما آسان کرده است. در این مقاله، ما به صورت گام به گام مراحل ثبت سفارش را شرح می‌دهیم و به تمام سوالات شما در این زمینه پاسخ می‌دهیم. پس اگر قصد دارید ثبت سفارش کالا را به صورت حرفه‌ای و بدون دردسر انجام دهید، این مقاله را از دست ندهید.
آشنایی با سامانه جامع تجارت ایران
تا پیش از سال ۹۸، روند اخذ مجوز ثبت سفارش کالا به صورت دستی انجام و پروسه طولانی تری را طی می کرد. از این زمان، سامانه جامع تجارت ایران راه اندازی شده و فرآیند الکترونیکی سرعت و راحتی دریافت این مجوز را افزایش داد و به منظور تسهیل فرآیندهای ثبت سفارش واردات کالا به کشور توسط اشخاص حقیقی و خصوصی، تمامی فرآیندهای ثبت سفارش کالا از حالت دستی به حالت الکترونیکی تغییر پیدا کرد. تسهیل امور بازرگانی و حذف مراحل اداری معمول و زمانبر و همچنین یکپارچه سازی فرآیندهای تجاری امور بین الملل از اهداف ایجاد سامانه جامع تجارت ایران است.
تمامی فرآیندهای مربوط به امور تجارت خارجی از جمله سامانه جامع امر گمرکی، سامانه جامع حمل و نقل، سامانه جامع انبارها، سامانه شناسه کالا، سامانه سنجش اعتبار و همچنین پرتال ارزی و یکپارچه سازی معاملات ارز نیمایی در این سامانه صورت می پذیرد. برای طی فرآیندهای بالا نیازی به حضور افراد به جهت پیگیری فرآیند وجود ندارد و تمامی مراحل به صورت الکترونیکی انجام خواهد شد.
مراحل واردات کالا به کشور
برای طی کردن روند واردات کالای خارجی به کشور از مجرای قانونی، مراحلی وجود دارد که به صورت گام به گام باید آنها را طی کنید:
مقدمات واردات کالا
پیش از انجام مراحل ثبت سفارش کالا، باید کارت بازرگانی خود را دریافت کنید یا از طریق کارت بازرگانی اشخاص دیگر و همچنین مراکزی مانند مرکز توسعه تجارت ایران در چین اقدام کنید. تعیین تعرفه کالا قدم بعدی است که نیازمند شناخت بالا از ترکیبات و نمونه کالا می باشد. تعیین کشور مبدا نیز اقدام بعدی است؛ در نظر داشته باشید که کشور مبدا به کشوری گفته می شود که کالای شما در آن مونتاژ و آماده سازی می شود نه کشوری که کالای شما در آن بارگیری می شود.
اطمینان از عدم ممنوع بودن کالای وارداتی نیز باید از سمت شما انجام پذیرد. علاوه بر این نکته، عدم نیاز به اخذ مجوز جداگانه و انحصاری توسط دیگر مراکز دولتی نیز نکته ای است که باید از سمت شما به قطعیت برسد.
دریافت پروفرما (پیش فاکتور) از منبع خارجی
پروفرما یا پیش فاکتور حاوی اطلاعات کامل فروشنده خارجی از قبیل نام، شماره تماس، آدرس، اطلاعات حساب بانکی و… است تا اطلاعات کاملی را از حیث محل جغرافیایی بارگیری کالا، محل تحویل کالا، اطلاعات کالا و همچنین اطلاعات مالی پیش فاکتور در اختیار مراجع قانونی قرار دهد. اگر پروفرما را در اختیار ندارید، مرکز توسعه تجارت ایران و چین این امکان را برای شما فراهم کرده است تا با مذاکره با طرف قرارداد بتواند پروفرما را با فرمت دقیق موردنیاز سامانه جامع تجارت فراهم کند. پس از آن یک کد ۱۰ رقمی تحت عنوان فیدا به شما اعطا می شود که برای استعلام اطلاعات فروشنده کالا کارایی دارد. مواردی که وجود آنها در پروفرما ضروری است عبارتند از:
- اطلاعات کامل فروشنده کالا (درج نام، آدرس و شماره تلفن ضروری است)
- اطلاعات کامل خریدار کالا (درج نام، آدرس و شماره تلفن ضروری است)
- تاریخ صدور پروفرما اینویس (پیش فاکتور) به همراه تاریخ انقضا
- مشخصات کامل کالا اعم از شرح کالا، قیمت یک واحد، قیمت فوب، قیمت حمل کالا، وزن کالا، مقدار کالا، نوع بسته بندی و شماره تعرفه گمرکی کالا
- کشور تولید کننده
- کشور مبدا بارگیری
- ارز مورد معامله و نحوه پرداخت ارز
- تعیین مجرای ورودی کالا به کشور (گمرک ورود) و همچنین گمرک خروجی از مبدا
- اطلاعات پیرامون حمل و نقل کالا اعم از محل بارگیری، وسیله حمل و نقل و همچنین زمان حمل و نقل
دسته بندی کالا و تعیین هزینه های گمرک
هر کالایی که می خواهد به کشور وارد شود باید یک شماره تعرفه ۱۰ رقمی داشته باشد تا هزینه حق ورود به کشور به همراه عوارض ورود برای کالا تعیین گردد. تعیین تعرفه و نرخ گمرک نیز در این مرحله باید تعیین گردد که تا حدود زیادی به ارزش کالای وارد شده بستگی دارد. اگر دانشی در این زمینه ندارید مرکز توسعه تجارت ایران در چین تمام مراحل مالی واردات کالای شما را انجام خواهد داد.
امور گمرکی و ترخیص کالا
پس از انجام سفارش و مشخص کردن روش های حمل و نقل که عموما با همکاری شرکت های حمل و نقل دریایی، هوایی و زمینی کالا صورت می پذیرد، باید مجوز ثبت سفارش کالا را دریافت کنید (که در ادامه پیرامون آن بحث می شود.) پس از ورود کالا به کشور، باید بارتان را توسط ترخیص کار از گمرک ترخیص کنید و مدارک و گزارشات این امر را دریافت نمایید.
تکمیل فرم درخواست ثبت سفارش: گامی مهم در واردات
ثبت سفارش کالا فرایندی دقیق و حساس است که نیازمند توجه به جزئیات بسیاری است. یکی از مهم‌ترین مراحل این فرایند، تکمیل فرم درخواست ثبت سفارش است. فرم درخواست، در واقع سندی است که اطلاعات کامل و دقیق در مورد کالای مورد نظر، مشخصات واردکننده و سایر موارد مرتبط را در خود جای می‌دهد.
چرا ثبت سفارش کالا مهم است؟
- قانونی بودن واردات: با ثبت سفارش، شما به صورت قانونی مجوز واردات کالا را دریافت می‌کنید.
- کنترل هزینه‌ها: با ثبت سفارش دقیق و برنامه‌ریزی شده، می‌توانید هزینه‌های واردات خود را کنترل کنید.
- تسریع در روند ترخیص: ثبت سفارش صحیح و کامل باعث می‌شود تا فرآیند ترخیص کالا در گمرک به سرعت انجام شود.
- کاهش ریسک‌های واردات: با ثبت سفارش اصولی، می‌توانید از بروز مشکلات و مسائل احتمالی در فرایند واردات جلوگیری کنید.
مراحل کلی ثبت سفارش کالا
به طور کلی، فرآیند ثبت سفارش کالا شامل مراحل زیر است:
- انتخاب کالا و تامین‌کننده: انتخاب کالای مورد نظر و یافتن تامین‌کننده معتبر
- تکمیل فرم درخواست: تکمیل فرم درخواست ثبت سفارش با دقت و کامل
- ارائه مدارک: ارائه مدارک مورد نیاز برای ثبت سفارش، مانند کارت بازرگانی، پروانه کسب و …
- پرداخت هزینه‌ها: پرداخت هزینه‌های مربوط به ثبت سفارش و سایر هزینه‌های مرتبط
- پیگیری روند ثبت سفارش: پیگیری وضعیت ثبت سفارش تا زمان صدور مجوز
در بخش‌های بعدی این مقاله، به طور مفصل به هر یک از این مراحل خواهیم پرداخت و اطلاعات کاملی در اختیار شما قرار می‌دهیم. با ما همراه باشید تا بتوانید ثبت سفارش کالا خود را به بهترین شکل انجام دهید.
اطلاعاتی که باید در فرم درخواست ثبت شود:
- مشخصات واردکننده: نام و نام خانوادگی، شماره ملی، آدرس، شماره تماس و اطلاعات تماس اضطراری
- مشخصات کالا: نام کالا، کد تعرفه گمرکی، کشور مبدا، مقدار کالا، واحد اندازه‌گیری، ارزش کالا، کاربرد کالا و …
- مشخصات فروشنده خارجی: نام و آدرس فروشنده خارجی، شماره ثبت شرکت فروشنده و …
- شرایط پرداخت: نحوه پرداخت (اعتبار اسنادی، حواله، و …) و شرایط پرداخت
- شرایط حمل و نقل: نوع حمل و نقل (دریایی، هوایی، زمینی)، بندر مقصد و …
- سایر اطلاعات: اطلاعات تکمیلی که ممکن است در برخی موارد مورد نیاز باشد، مانند مجوزهای خاص یا استانداردهای لازم برای کالا
نکات مهم در تکمیل فرم درخواست
- دقت در وارد کردن اطلاعات: کوچک‌ترین اشتباه در وارد کردن اطلاعات می‌تواند باعث تأخیر در فرایند ثبت سفارش یا حتی رد درخواست شود.
- استفاده از زبان استاندارد: از زبان استاندارد و اصطلاحات تخصصی گمرکی استفاده کنید.
- ارائه مدارک پشتیبان: برای برخی از اطلاعات، مانند ارزش کالا یا استانداردهای کالا، ممکن است ارائه مدارک پشتیبان الزامی باشد.
- مشورت با کارشناسان: در صورت نیاز، از مشاوره کارشناسان بازرگانی یا گمرکی استفاده کنید.
ارائه مدارک مورد نیاز برای ثبت سفارش کالا
ثبت سفارش کالا فرایندی است که نیازمند ارائه مدارک مشخصی است. این مدارک به عنوان مستندات قانونی برای بررسی و تأیید درخواست ثبت سفارش مورد استفاده قرار می‌گیرند. ارائه مدارک کامل و صحیح، یکی از عوامل مهم در تسریع روند بررسی و صدور مجوز ثبت سفارش است.
لیست مدارک مورد نیاز برای ثبت سفارش کالا
- کارت بازرگانی: این کارت، مجوزی است که به اشخاص حقیقی یا حقوقی برای انجام فعالیت‌های تجاری خارجی اعطا می‌شود.
- پروانه کسب: برای اشخاص حقیقی، ارائه پروانه کسب مرتبط با فعالیت تجاری مورد نظر الزامی است.
- اساسنامه شرکت: برای اشخاص حقوقی، ارائه اساسنامه شرکت و مدارک ثبت شرکت ضروری است.
- شناسنامه و کارت ملی: ارائه شناسنامه و کارت ملی برای اشخاص حقیقی
- گواهی مبدا: این سند، مبدا کالا را تأیید می‌کند و برای برخی از کالاها الزامی است.
- فاکتور خرید: فاکتور خرید از فروشنده خارجی، حاوی اطلاعات مربوط به کالا، قیمت و شرایط پرداخت
- لیست بسته‌بندی: لیستی که مشخصات بسته‌بندی کالا را نشان می‌دهد
- مجوزهای خاص: برای برخی از کالاها، ممکن است مجوزهای خاصی مانند مجوز واردات، مجوز بهداشت یا مجوز محیط زیست مورد نیاز باشد.
انواع ثبت سفارش کالا
دو نوع عمده ثبت سفارش کالا وجود دارد که شامل ارز بانکی و غیر بانکی هستند. در ارز بانکی، باید از بین روش های نقدی، مدت دار، برات وصولی و حواله بانکی یکی را انتخاب کرد و در غیر بانکی، از میان روش های بدون انتقال ارز، واردات در مقابل صادرات و منشا ارز خارجی. در ادامه به بررسی مهم ترین و پر کاربردترین روش ها می پردازیم:
ثبت سفارش واردات در قبال صادرات
در این نوع، واردات با استفاده از پروانه صادراتی انجام شده و در ازای ارزش دیگر کالایی است که از ایران به سایر کشورها صادر شده است.
ثبت سفارش بدون انتقال ارز
دو دسته گروه کالایی وجود دارد که بدون انتقال ارز می توانند به کشور وارد شوند:
- گروه اول: اجزا و قطعات مونتاژ نشده موردنیاز برای واحدهای تولیدی دارای مجوز از وزارت صنعت، معدن و تجارت
- گروه دوم: ۱۸ قلم کالا شامل پوشاک، سیگار، قطعات رایانه، قطعات خودرو و سایر کالاها
ثبت سفارش اعتبار اسنادی یوزانس
در این نوع ثبت سفارش، برای پرداخت وجه از سوی فروشنده مهلتی تعیین می گردد و به خریدار اجازه می دهد تا هزینه را بعد از مدت زمان توافق شده پرداخت کند.
ثبت سفارش اعتبار اسنادی مدت دار
در این نوع ثبت سفارش، دریافت مجوز به شرط پرداخت وجه حداکثر ۱۲ ماه پس از تاریخ بارنامه یا معامله با دریافت فرم تعهدنامه صورت می پذیرد.
ثبت سفارش اعتبار اسنادی دیداری
در این نوع ثبت سفارش، بانک در همان زمان با بررسی اسناد و ضوابط وجه اعتبار را پرداخت می کند.
هزینه ثبت سفارش کالا
اگر براتون سوال هست که هزینه ثبت سفارش کالا برای تمام انواع کالا از یک فرمول مشخص و خاص تبعیت می کند، باید بگوییم بله. هزینه ثبت سفارش برای همه انواع کالاها یکسان است و از یک فرمول مشخص تبعیت می کند. در واقع به زبان ساده، اگر می خواهید از نرخ ثبت سفارش آگاه شوید کافیست ارزش کالای خود را ضربدر نرخ ارز کنید و بر عدد ۲۰۰۰ تقسیم کنید. به عنوان مثال، اگر کالای وارداتی شما ۱۰۰۰۰ دلار ارزش داشته باشد، با احتساب مثالی دلار ۵۰ هزار تومان، هزینه ثبت سفارش شما ۲۵۰ هزار تومان می شود. فرمول محاسبه کارمزد ثبت سفارش به شرح زیر است:
۲۰۰۰ / نرخ ارز * ارزش کل پیش فاکتور = هزینه ثبت سفارش کالا
این مبلغ به صورت آنلاین و در سامانه ثبتارش تعیین می گردد. پس از وارد کردن مبلغ پیش فاکتور و نرخ تسعیر، سیستم به صورت خودکار این مبلغ را محاسبه کرده و می توانید به صورت آنلاین آن را پرداخت کنید.
جمع بندی
مرکز توسعه تجارت ایران در چین آمادگی خود را جهت انجام صفر تا صد امور مربوط به اخذ مجوز ثبت سفارش کالا از سازمان توسعه تجارت ایران اعلام می دارد و به واسطه سالها تجربه در امر واردات کالا، در کمترین زمان ممکن این مجوز را در اختیار شما قرار می دهد و به لحاظ پرداخت عوارض ثبت سفارش کالا، کمترین هزینه ممکن را برای شما به ارمغان می آورد. جهت مشاوره رایگان و دریافت راهنمایی با شماره تماس دفتر مرکزی مرکز توسعه تجارت ایران در چین تماس حاصل نمایید. اگر این مطلب برای شما مفید بود به مترجم زبان چینی هم سر بزنید.
سوالات متداول
آیا ثبت سفارش کالا هزینه ثابتی دارد؟
خیر هزینه ثابتی ندارد اما فرمول آن یکسان است و تنها به ارزش کالا بستگی دارد.
زمان دریافت مجوز ثبت سفارش کالا چقدر است؟
در مرکز توسعه تجارت ایران و چین این زمان کمترین میزان است و در کمتر از دو هفته کاری مجوز دریافت می گردد.
مدارک موردنیاز برای ثبت سفارش کالا چیست؟
کارت بازرگانی، کارت عضویت اتاق بازرگانی، مجوزهای اختصاصی لازم از سایز مراکز دولتی، ارائه پیش فاکتور، ارائه اطلاعات تکمیلی برای تحلیل و بررسی قطعی کالا، ترجمه رسمی برای پروفرماها به سایر زبان های فارسی و انگلیسی، اوراق امضا شده توسط متقاضی (در صورت نیاز).
چه کالاهایی بدون مجوز ثبت سفارش قابل ترخیص از گمرک هستند؟
چند دسته کالا نیازی به ثبت سفارش کالا ندارند: کالاهای نظامی تایید شده توسط وزارت دفاع، کالاهای خریداری شده توسط سازمان انرژی اتمی، کالاهای خریداری شده توسط پست، کالاهایی که مسافران همراه خود وارد کشور می کنند، کالاهای وارد شده توسط مردم مرز نشین، ملوانان و کارکنان شناورها، نمونه کالاها تجاری و تولیدی که برای حضور در نمایشگاه های بین المللی وارد کشور می شوند.
آیا قبل ثبت سفارش استعلام گرفته می شود؟
دریافت استعلام به صورت آنلاین بلافاصله پس از ثبت سفارش صورت می گیرد تا از مغایرت جلوگیری شود. اگر اطلاعات صحیح باشد، در همان لحظه ثبت سفارش تایید می شود.